適合怎樣的公司？

製造商、品牌商或批發商已經有一份平常使用的庫存資料，也透過 LINE 服務經銷商或合作夥伴；業助每天仍要重複確認品號、數量與倉庫，再逐一回覆。

第一次只做多小？

  • 一家公司：先釐清同一套工作方式，不同公司不混在一起。
  • 一份現有資料：從既有 ERP 或平常匯出的資料開始，只讀取雙方確認過的範圍。
  • 少數品項：先選常被問、內容較清楚的一小段範圍。
  • 少數合作夥伴：只邀請被允許的人試用，不一次全面開放。

不要求先換掉現有系統，也不要求經銷商下載新的工具。公司的資料照原本節奏更新，原流程繼續保留。每套 ERP 與客製欄位都要另外確認，不把一次驗證說成所有系統都能直接套用。

開始前，先把四件事說清楚

  1. 數字的意思：回答的是現有庫存，還是扣除已配置量與安全庫存後的可承諾數量？
  2. 誰可以看：哪些合作夥伴能查哪些品項、倉庫與數量？
  3. 證據夠不夠：資料多久更新、缺少哪些欄位，以及什麼狀況不能回答？
  4. 例外由誰負責：資料過期、品項不明或超出授權時，要交回哪一位同事？

AI 可以協助理解欄位、提出受限草稿，但不自己決定庫存代表什麼，也不替公司放寬權限。正式使用的規則與例外，仍由負責的人確認。

哪些事情仍然交給人？

資料過期、品項或倉庫說不清楚、不在允許範圍內，以及報價、交期或其他例外，都回到原本負責的人。試用不是把判斷責任拿走，更不會為了看起來順暢而猜答案。

怎麼知道有沒有幫助？

開始前

記下重複庫存詢問大約有多少、業助通常要切換與確認哪些資料，以及哪些狀況最常需要資深同事。

試用後

比較同類詢問是否減少、合作夥伴是否願意自己查，以及仍由人接手的問題是不是清楚合理。

第一次談什麼？

只談現在的實際情況：誰在問、誰在查、資料在哪裡、每個數字代表什麼、多久更新一次、哪些合作夥伴可以看，以及遇到不確定時應該交給誰。

第一次談話不要求承諾導入，只確認這是不是一件值得小範圍驗證的麻煩事。

想先理解為什麼從這件事開始，可以閱讀《不要再談數位轉型了，先讓一件麻煩事消失》。